Bijlage 2: Subverwerkers en andere dienstverleners

Deze partijen verwerken persoonsgegevens uit je administratie in onze opdracht.

Waarvoor

Hosting: de server waarop Snabbo draait, met de database, je documenten, het inloggen en de ontvangst van mail aan je mailadres voor facturen. De server beheren we zelf.

Welke gegevens

Alle gegevens in Snabbo.

Waar

De server staat in een datacenter in Nederland.

Buiten de EER

De gegevens staan in Nederland. Of Leaseweb of een leverancier van Leaseweb van buiten de EER bij de server kan, bijvoorbeeld voor support, controleren we nog in het contract met Leaseweb.

Waarvoor

Back-up op een tweede plek: elke nacht een kopie van de database en je documenten, versleuteld opgeslagen. We gebruiken die kopie alleen om na een storing te herstellen, en bewaren hem hooguit 13 maanden.

Welke gegevens

Alle gegevens in Snabbo, als back-up.

Waar

Een datacenter in de EU (regio EU Central).

Buiten de EER

De opslag staat in de EU. Backblaze is een bedrijf uit de Verenigde Staten; toegang vanuit de Verenigde Staten is mogelijk, op basis van de afspraken in het contract van Backblaze. Welke waarborg daarvoor precies geldt, controleren we nog (verwerkersovereenkomst, artikel 9).

Waarvoor

Het versturen van e-mail: de mails over je account (zoals je e-mailadres bevestigen en een nieuw wachtwoord instellen), de weekmail, en de facturen die jij naar je klant laat sturen.

Welke gegevens

E-mailadressen en namen van afzender en ontvanger, en de inhoud van de mail met de bijlagen, zoals een factuur.

Waar

Resend bewaart de inhoud van mails en de logs in de Verenigde Staten, ook als een mail vanuit een Europese regio wordt verstuurd.

Buiten de EER

Ja. Voor deze doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst met Resend.

Hoe lang

Standaard bewaart Resend mails en logs 30 dagen.

Waarvoor

De AI-functies: de assistent, voorstellen bij het wegboeken, Zoek met AI bij je relaties, en het lezen van bonnen en facturen. Alleen als de AI aan staat.

Welke gegevens

Gegevens van je transacties (zoals de naam van de tegenpartij, het bedrag en de omschrijving), je vragen aan de assistent en de gegevens die hij daarvoor opzoekt, de gegevens van een relatie die je opzoekt, de tekst van pdf-facturen en foto's van bonnen. Rekeningnummers en reeksen van 8 of 9 cijfers lakken we in tekst weg. Bij foto's past Snabbo op dit moment geen automatische afscherming toe: de hele afbeelding gaat mee.

Waar

Verenigde Staten.

Buiten de EER

Ja. Volgens de openbare verwerkersovereenkomst van OpenAI is OpenAI Ireland de contractpartij voor klanten in de EER, met afspraken over doorgifte naar de Verenigde Staten. Of dat zo voor ons account geldt, controleren we nog (verwerkersovereenkomst, artikel 9).

Training en bewaren

We gebruiken de zakelijke API van OpenAI. OpenAI gebruikt onze gegevens niet om zijn modellen te trainen. OpenAI kan gegevens die via de API binnenkomen tot 30 dagen bewaren om misbruik te controleren.

Deze partijen zijn geen subverwerker voor je administratie.

Waarvoor

Alleen als je je bank koppelt: het ophalen van je rekeningen en banktransacties.

Wie is verantwoordelijk

Voor de rekeninginformatiedienst sluit je zelf een overeenkomst met Isabel, de aanbieder van Ponto. Volgens de privacyverklaring van Ponto is Isabel voor die dienst zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die het verwerkt. Staan je bankgegevens eenmaal in Snabbo, dan verwerken wij ze voor je boekhouding volgens de verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens

Je rekeninggegevens en je transacties, met de namen, rekeningnummers en omschrijvingen van de tegenpartijen.

Waar

Isabel zit in België.

Waarvoor

Mail die je ons stuurt op info@bureauopdrift.nl, zoals een vraag aan de helpdesk of een privacyverzoek. TransIP stuurt die mail door naar een mailbox bij Google (Gmail).

Welke gegevens

Wat je ons mailt: je naam en e-mailadres, de inhoud van je mail en eventuele bijlagen. Stuur ons geen gegevens uit je administratie die we niet nodig hebben.

Waar

TransIP: Nederland. Google kan mail ook in datacenters buiten de EER bewaren, zoals in de Verenigde Staten.

• Mail aan je mailadres voor facturen ontvangen we op onze eigen server. Daar komt geen extra partij aan te pas.
• Het inloggen en de database regelen we zelf, zonder externe partij.
• Een eigen AI-agent die je zelf koppelt (API en MCP) is jouw keuze, en geen subverwerker van ons.