Privacyverklaring

Snabbo (voorheen ook Vibe Boekhouden) wordt aangeboden door Bureau op Drift, eenmanszaak, Vlietweg 30, 7335 JE Apeldoorn, KvK-nummer 30258860. Voor de gegevens van je account en je gebruik van Snabbo zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor de gegevens van anderen in je administratie, zoals je klanten en leveranciers, ben jij verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Dat staat in de verwerkersovereenkomst.

Contact: info@bureauopdrift.nl.

Account

Je e-mailadres, je naam en je wachtwoord. Je wachtwoord slaan we alleen op als onomkeerbare hash (artikel 9).

Bedrijf

Je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN en je omzetbelastingnummer (versleuteld).

Administratie

Je bankposten, facturen, bonnen, boekingen, btw-aangiftes, relaties en documenten.

Inloggen

Wanneer je inlogt, en bij elke sessie het IP-adres en het soort browser, om je account te beveiligen.

Voorwaarden

Met welke versie van de voorwaarden je akkoord ging, en wanneer.

Gebruik

Welke stappen je in het begin zet (zoals: bank gekoppeld, eerste factuur), zonder inhoud; wanneer je iets downloadt; en hoeveel je de AI gebruikt, voor de grens per dag en de kosten. We gebruiken geen trackers of analyse van derden.

Mail aan ons

Mail je ons, dan verwerken we je naam, je e-mailadres, je bericht en eventuele bijlagen, om je te antwoorden.

Voorbeeldzaak

Bekijk je de voorbeeldzaak zonder account, dan bewaren we je IP-adres en je browser niet. We verwerken je IP-adres kort om er een code van te maken voor de grenzen tegen misbruik en kosten. Die code bewaren we in plaats van het oorspronkelijke adres. We gebruiken hem alleen voor twee grenzen: hoe vaak je de voorbeeldzaak opent, en hoeveel de assistent per dag mag kosten. We behandelen de code als persoonsgegeven zolang hij een bezoeker kan onderscheiden of aan andere gegevens kan worden gekoppeld. Voor de grens op het openen bewaren we de code hooguit 2 dagen, voor de kostengrens tot het einde van de dag, en bij de voorbeeldzaak zelf tot die gewist is. Daarnaast tellen we anoniem wat bezoekers doen, zonder persoonsgegevens. De voorbeeldzaak zelf wissen we na 24 uur.

Voor een account zijn je naam, je e-mailadres en een wachtwoord nodig; zonder die gegevens kunnen we geen account aanmaken en beveiligen. Voor sommige functies zijn meer gegevens nodig, zoals je bedrijfsgegevens op een factuur. Zonder die gegevens werkt die functie niet. Andere gegevens zijn optioneel.

• Voor je account en het leveren van Snabbo: je account, je administratie, je facturen en downloads, en de mails over je account. Grond: de overeenkomst met jou (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Gebruik je Snabbo namens een onderneming die de overeenkomst sluit, dan verwerken we je contact- en toegangsgegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang om die onderneming veilig te bedienen (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
• Persoonsgegevens van anderen in je administratie verwerken we in jouw opdracht, als verwerker. Jij bepaalt daarvoor de passende grond. Je overeenkomst met Snabbo is niet vanzelf een grond voor elk gegeven dat je invoert.
• Voor de beveiliging van Snabbo en het verbeteren van de eerste stappen gebruiken we beperkte gebruiksgegevens, zoals het IP-adres bij een sessie, de grenzen tegen het raden van wachtwoorden en welke stappen je in het begin zet. Daarvoor gebruiken we geen inhoud van je administratie. Grond: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG). We wegen dat belang af tegen jouw privacy en beperken de gegevens en de bewaartermijnen. Onze technische leveranciers, zoals de hosting, kunnen deze gegevens in onze opdracht verwerken.
• Om vast te leggen met welke versie van de voorwaarden je akkoord ging. Grond: de overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om dat te kunnen aantonen.
• Om je mail aan ons te beantwoorden. Grond: de overeenkomst met jou, of ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden als je (nog) geen account hebt.

We sturen geen reclame per e-mail, tenzij je daar apart toestemming voor geeft. Die toestemming kun je altijd intrekken, via de afmeldlink of door ons te mailen. Dat verandert niets aan mail die al eerder is verstuurd.

De AI-functies van Snabbo gebruiken OpenAI, in de Verenigde Staten: de assistent in de chat, voorstellen bij het wegboeken van banktransacties, Zoek met AI bij je relaties en het lezen van bonnen en facturen. Wat de AI voorstelt of invult, is een voorstel: je controleert het en neemt het zelf over. In de chat staat bovenaan dat je met een AI-assistent praat.

Daarvoor sturen we naar OpenAI: gegevens van je transacties (zoals de naam van de tegenpartij, het bedrag en de omschrijving), je vragen aan de assistent en de gegevens uit je administratie die hij daarvoor opzoekt, de gegevens van de relatie die je opzoekt, de tekst van pdf-facturen die je inleest, en foto's van bonnen als geheel beeld.

Rekeningnummers (IBAN) en reeksen van 8 of 9 cijfers, zoals een BSN, lakken we in tekst weg vóór het versturen. De andere gegevens zijn daarmee niet anoniem. Bij foto's past Snabbo op dit moment geen automatische afscherming toe. De hele afbeelding gaat naar de AI-dienst. Verwijder daarom vooraf gegevens die niet nodig zijn, of gebruik voor dat document geen AI: zet de AI dan eerst uit in Instellingen.

We gebruiken de zakelijke API van OpenAI. OpenAI gebruikt onze gegevens niet om zijn modellen te trainen, en kan ze tot 30 dagen bewaren om misbruik te controleren (lijst met subverwerkers en andere dienstverleners).

Zet je de AI uit in Instellingen, dan sturen we geen nieuwe gegevens meer naar OpenAI. Wat eerder is verstuurd, verdwijnt bij OpenAI volgens die termijn. Je bonnen en facturen worden wel bewaard, maar je vult ze zelf in.

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet voor reclame. We schakelen deze partijen in:

• Leaseweb: de server in Nederland waarop Snabbo draait.
• Backblaze: de versleutelde back-up, in een datacenter in de EU.
• Resend: het versturen van e-mail. Resend bewaart mails en logs in de Verenigde Staten.
• OpenAI, in de Verenigde Staten: alleen als de AI aan staat.
• TransIP en Google: mail die je ons stuurt, gaat via TransIP naar onze mailbox bij Google.

Koppel je je bank, dan sluit je zelf een overeenkomst met Isabel, de aanbieder van Ponto, in België. Isabel is voor die dienst zelf verantwoordelijk.

Wat elke partij doet en waar, staat in de lijst met subverwerkers en andere dienstverleners. Verplicht de wet ons om gegevens te geven, bijvoorbeeld aan een rechter of de Belastingdienst, dan doen we dat alleen voor zover het moet.

OpenAI en Resend verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Backblaze is een bedrijf uit de Verenigde Staten; de back-up staat in de EU, maar toegang van daaruit is mogelijk. Voor deze partijen gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG eist: een besluit van de Europese Commissie dat het land passend beschermt, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (verwerkersovereenkomst, artikel 9).

Google kan mail die je ons stuurt ook buiten de EER bewaren. De afspraken met Google voor die mailbox controleren we nog.

Wil je meer weten over doorgifte buiten de EER, of een kopie van de waarborgen die gelden, vraag het dan via info@bureauopdrift.nl.

Account

Zolang je account bestaat, ook als je administratie in het archief staat.

Administratie

Zolang je Snabbo gebruikt. De fiscale bewaarplicht (artikel 52 AWR) ligt bij jou; je kunt je administratie altijd downloaden.

Sessies

Een sessie is 30 dagen geldig; een sessie die op de code van tweestapsverificatie wacht, 10 minuten. Log je uit, dan verdwijnt hij meteen. Een verlopen sessie wissen we binnen een dag, met het IP-adres en het soort browser.

Voorwaarden

Je akkoord met de voorwaarden bewaren we zolang je account bestaat.

Gebruik en wijzigingen

Je eerste stappen, wanneer je iets downloadde, je AI-verbruik en de lijst met wijzigingen in je administratie en je account bewaren we zolang je account bestaat. Met je account wissen we ze ook.

Nooit bevestigd

Bevestig je je e-mailadres nooit, dan blijft het account bestaan tot je het laat verwijderen; mail ons daarvoor. Wanneer we zo'n account vanzelf opruimen, leggen we nog vast. De link om je adres te bevestigen vervalt na 30 minuten.

Mail aan ons

Mail die je ons stuurt, bewaren we in onze mailbox. Hoe lang, leggen we nog vast.

Stoppen (archief)

Stop je met Snabbo, dan bewaren we je administratie en documenten gratis tot 7 jaar na het einde van je laatste boekjaar met gegevens. Dat is een dienst die doorloopt zolang Snabbo bestaat. Je kunt blijven inloggen, alles inzien en downloaden, maar niet meer boeken of je bank laten ophalen. Je bankkoppeling staat dan uit en er gaat niets meer naar OpenAI. 30 dagen voor het einde van die termijn krijg je een mail; daarna wissen we alles zoals hieronder staat. Je kunt ook eerder alles laten verwijderen. Stopt Snabbo zelf ooit, dan hoor je dat minstens 3 maanden vooraf en kun je alles downloaden om zelf te bewaren (artikel 12 van de voorwaarden).

Alles verwijderen

Wil je dat we alles wissen, dan kies je of je eerst een kopie downloadt. We raden dat sterk aan, vanwege je bewaarplicht. Heb je al een kopie of zie je ervan af, dan is een nieuwe download geen voorwaarde. Daarna blokkeren we je account direct en wissen we na 30 dagen al je gegevens en documenten definitief. Binnen die 30 dagen kun je dit annuleren door in te loggen.

Back-ups

Uit onze back-ups verdwijnen je gegevens binnen 13 maanden. Tot die tijd gebruiken we ze alleen om na een storing te herstellen, en na zo'n herstel wissen we ze opnieuw.

Na het wissen

We bewaren alleen een regel in ons verwijderregister: een willekeurig nummer van je account, de reden en de datums. Geen naam, e-mailadres of administratie. Zo kunnen we aantonen dat we hebben gewist, en na het terugzetten van een back-up opnieuw wissen. Omdat dat nummer aan een back-up te koppelen is, behandelen we het als persoonsgegeven. We bewaren de regel in elk geval zolang er back-ups met je gegevens zijn; een eindtermijn leggen we nog vast.

Op grond van de AVG heb je deze rechten:

Inzage

Je ziet je gegevens in Snabbo zelf. Wil je weten wat we verder over je account verwerken, mail ons dan.

Verbeteren

Je past je gegevens aan in Instellingen.

Verwijderen

Je kiest in Instellingen, Beveiliging & account, voor Alles verwijderen (artikel 7).

Meenemen

Je downloadt zelf al je gegevens via Instellingen, Boekjaren & gegevens, Je gegevens downloaden: per boekjaar een auditfile (XAF), je documenten en je facturen als pdf.

Bezwaar en beperking

Mail ons op info@bureauopdrift.nl.

Elk verzoek over je gegevens stuur je naar info@bureauopdrift.nl: inzage, verbeteren, verwijderen, meenemen, bezwaar of beperking. Dat kan ook als je niet (meer) kunt inloggen. We controleren op een passende manier of het verzoek van jou komt; een kopie van je identiteitsbewijs hoef je daarvoor niet standaard te sturen. We antwoorden binnen een maand. Heb je een klacht, dan kun je die ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je gegevens zijn beveiligd met HTTPS, wachtwoord-hashing met Argon2id en beveiliging in de database zelf, zodat andere gebruikers jouw administratie niet kunnen inzien. Wat beheerders van Snabbo wel zien, staat in de verwerkersovereenkomst, artikel 6. Links om je wachtwoord te herstellen of je e-mailadres te bevestigen slaan we alleen als hash op; ze vervallen na 30 minuten. Gevoelige gegevens, zoals je omzetbelastingnummer en de geheimen van tweestapsverificatie, staan versleuteld opgeslagen. Tweestapsverificatie zet je aan in Instellingen.

Zie je een beveiligingsprobleem of een mogelijk datalek? Meld het direct via info@bureauopdrift.nl.

We gebruiken alleen functionele cookies en opslag in je browser, om Snabbo te laten werken. Niet om je te volgen en niet voor reclame. Er komen geen tracking-, analyse- of marketingcookies, en we gebruiken geen analysediensten van anderen.

Sessie

De cookie vibe_session houdt je ingelogd. Scripts op de pagina kunnen hem niet lezen. Hij vervalt na 30 dagen, of meteen als je uitlogt.

Je eigen zaak bewaren

De cookie vibe_bewaard bestaat alleen als je vanuit je eigen administratie de voorbeeldzaak bekijkt. Hij bewaart je eigen sessie, zodat je met Terug naar je eigen zaak weer in je administratie bent. Hij gaat alleen mee naar de voorbeeldzaak en verdwijnt als je teruggaat, anders na 30 dagen.

Opslag in je browser

Op je eigen apparaat onthouden we een paar voorkeuren en hulpjes: je weergave, of je een tip of de rondleiding al zag, je keuzes bij voorstellen voor betalingen en wat je bij de btw-aangifte al afvinkte. Die staan alleen in je browser, niet bij ons, tot je ze wist. Tot het einde van je sessie onthouden we ook of je de melding over nieuwe voorwaarden op Later zette.

Je gesprek met de assistent

De zichtbare gespreksgeschiedenis bewaren we op dit apparaat. Om een antwoord te maken, verwerken Snabbo en OpenAI wel de berichten en boekhoudgegevens die daarvoor nodig zijn (artikel 4). Wis chat op dit apparaat verwijdert de geschiedenis op dit apparaat; het is geen verzoek om eerder verwerkte gegevens bij ons of bij OpenAI te wissen.

Passen we deze verklaring aan, dan krijgt ze een nieuw versienummer. Bij een belangrijke wijziging krijg je een mail of een melding in de app. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

Bureau op Drift, eenmanszaak, Vlietweg 30, 7335 JE Apeldoorn, KvK-nummer 30258860. E-mail: info@bureauopdrift.nl.